L’archivage de documents concerne les entreprises, associations, collectivités, professions libérales mais aussi les particuliers. Pour ne pas se laisser déborder par le désordre et l’encombrement que cela peut représenter, il est important de choisir une solution adaptée.
De plus, il faut savoir que le délai de conservation des papiers dépend de leur nature. En effet, il existe des durées légales pendant lesquelles vous pouvez faire valoir un droit, émettre une réclamation, être contrôlé ou effectuer une action en justice par rapport à un document.
Combien de temps conserver vos documents ?
Par exemple, une entreprise doit conserver les dossiers des employés licenciés pendant 3 ans, les dossiers fiscaux (fiche de paie, registre du personnel…) durant 5 ans. Les pièces comptables (justificatifs, factures, livres) doivent être conservées pendant 10 ans. Enfin, les titres de propriété, actes de vente et fiches de répartition de l’intéressement et de la participation durant 30 ans. Il s’agit ici de durées légales. Il est tout de même conseillé de garder les preuves comptables relatives aux salaires pendant 10 ans. Certains documents doivent être conserver pendant de longues périodes et risquent de se dégrader, pour celà, vous pouvez choisir la dématérialisation et numérisation de vos documents à conserver. Parmis ces documents on retrouyve par exemple les procès verbaux des syndic de copropriété et les avis d’impositions.
Pour les particuliers aussi, beaucoup de documents doivent être archivés. Ainsi, la période de stockage des ordonnances, factures de téléphones et de la taxe d’habitation est d’un an. Pour les factures de gaz, électricité, eau, les attestations de remboursement de maladie, elle est de 2 ans. Les contraventions et remboursements d’allocations familiales doivent être conservés 3 ans. Enfin, les originaux relatifs aux impôts sur le revenu sont à conserver durant 4 ans.
Pour les quittances de loyer et papiers bancaires, la durée est de 5 ans. Ensuite, de nombreux documents sont à conserver à vie. Par exemple : le carnet de vaccination, la carte de groupe sanguin, le livret de famille, les actes d’état civil. Les diplômes, fiches de paie ou encore les contrats et certificats de travail.
Il est donc indispensable de s’y prendre de manière appropriée afin de garantir la sécurité de tous ces documents administratifs pendant toute leur durée de conservation.
Comment s’y prendre?
Il faut commencer par trier puis archiver vos documents. Vous pouvez utiliser des boites en métal ou en carton pour les protéger. La méthode de rangement doit être claire pour pouvoir vous y retrouver. Il est recommandé de classer les documents par type et de placer des étiquettes sur chacune des boites avec une brève description de leur contenu et la durée de stockage.
Si vous ne disposez pas d’assez d’espace pour entreposer toutes les boites, un spécialiste du stockage comme Annexx pourra vous proposer une solution adaptée, sécurisée et peu onéreuse. Vous pourrez également y mettre les vêtements de saison lorsqu’ils ne sont plus utiles (comme les grosses vestes ou couvertures en été) ou de l’outillage. Trouvez la bonne taille de box avec notre outil de simulation de box.
