Faites toutes les démarches importantes et obligatoires
Peu importe le motif de votre déménagement professionnel (croissance de l’entreprise, fusion, …), il y a des étapes clé et des démarches obligatoires auxquelles vous ne pouvez pas déroger. Dans tous les cas, il faut voir le déménagement comme une opportunité d’apporter un vent de fraicheur à votre entreprise. L’aspect humain qui entoure votre déménagement de local est à ne pas négliger. En effet, informez vos salariés suffisamment tôt de cette volonté de déménager, afin de dissiper les appréhensions qu’ils pourraient avoir quant à la localisation de vos nouveaux locaux. Ils auront le temps de se préparer à ce changement qui les concerne autant qu’il concerne l’entreprise.
Concernant les obligations légales, assurez-vous bien de la durée du préavis de votre bail commercial. Ce préavis a souvent une durée de 6 mois, ce qui signifie qu’il vous faudra informer votre bailleur 6 mois avant la date de déménagement de votre volonté de rompre votre bail. Vous pouvez le faire de deux manières : soit par acte d’huissier, soit simplement par lettre recommandée avec accusé de réception. Rien ne vous empêche de rechercher un local avant de rompre votre bail. Le seul inconvénient de procéder comme cela est que vous pourrez plus difficilement vous engager à signer de nouveaux bureaux avant d’avoir résilié votre local actuel.
Pensez également à préparer la résiliation ou le changement d’adresse de vos différents prestataires : électricité, gaz, internet, téléphonie d’entreprise, machine à café, … N’oubliez pas non plus de faire l’inventaire des possessions de l’entreprise, quitte à louer un box de stockage si vous estimez que du mobilier ou du matériel non utilisé peut déjà être débarrassé en amont de la date de déménagement prévue.
Impliquez vos salariés dans la préparation du déménagement
Afin que votre déménagement d’entreprise se passe pour le mieux, il est important de mettre en place une organisation rigoureuse. Préparez dans un premier temps un rétroplanning où figureront toutes les étapes clés de votre déménagement. Faites participer les chefs d’équipe afin qu’ils puissent coordonner leurs différents services en plus de leur faire remonter toutes les informations relatives à ce changement de local commercial. Les chefs d’équipe deviendront ainsi des responsables du déménagement. Ils seront les chefs d’orchestre qui s’assureront que leur équipe soit dans les délais à chaque étape cruciale du déménagement.
Plus vous avez conscience de l’impact que le déménagement peut avoir sur les personnes qui constituent votre entreprise, plus vous serez en mesure de les intégrer pleinement dans ce processus. Ils ne vous en seront que plus reconnaissants de cette transparence.
Entourez-vous de professionnels du déménagement
Vos salariés vont-ils participer à la mise en cartons des affaires de l’entreprise ou allez-vous déléguer cette tâche au déménageur ? Si c’est vos salariés qui s’en chargent, équipez-vous en matériel de déménagement afin qu’ils aient tous les outils pour mener cette mission à bien. Comme nous avons l’habitude de le rappeler, pensez à acheter des cartons de déménagement neufs et de qualité pour y mettre les objets fragiles et/ou de valeur. C’est l’assurance que ces objets arriveront à bon port en parfait état, si vous les avez correctement protégés bien sûr.
Enfin, il arrive parfois qu’il soit nécessaire d’avoir recours aux services d’un garde-meuble lors d’un déménagement de local professionnel, pour diverses raisons. La location d’un box de stockage peut être utile pour préparer le déménagement, lorsque votre nouveau local est plus petit que l’ancien, ou encore pour entreposer du mobilier ou du matériel dont vous n’avez plus l’utilité pour le moment. Il existe plusieurs tailles de box de stockage qui s’adaptent ainsi parfaitement à vos besoins.
