Comme toute entreprise, vous avez l’obligation légale de conserver tous les document relatifs à votre activité : devis, factures, bulletins de paie, notes de frais, audits… Pour une jeune entreprise, cela représente peu de documents. En revanche, cela peut représenter une grande quantité de documents pour une entreprise en activité depuis plusieurs années. Quelles solutions existent pour stocker ses archives d’entreprise ? C’est à cette question que nous vous proposons de répondre aujourd’hui.
Numériser ses archives pour gagner de la place
Alors que nous sommes en pleine ère du numérique, la dématérialisation de ses archives d’entreprise apparait comme une solution idéale. En effet, il existe de nombreux avantages à passer ses archives au format numérique. Nous allons toutefois voir que cette méthode comporte également quelques inconvénients.
L’avantage principal de cette solution est évidemment le gain d’espace physique. C’est une option très appropriée pour les entreprises qui manquent cruellement d’espace de stockage. La recherche d’information devient également bien plus simple, à condition de correctement classer et nommer les documents que l’on numérise.
Attention toutefois, selon la quantité d’archives à numériser et à stocker, cette solution s’avère parfois plus coûteuse qu’un stockage traditionnel. Prévoyez-vous d’effectuer ce travail de numérisation en internet, ou de le confier à un professionnel ? Dans le premier cas, c’est un investissement en temps qui sera requis. Dans le second cas, il faudra déjà trouver le bon prestataire, et que son tarif rentre dans votre budget. Il ne faut pas oublier de prendre en compte le coût des sauvegardes régulières des archives, pour des raisons de sécurité évidente. En effet, en cas de piratage ou de bug informatique, vous pourriez tout perdre.
Enfin, sachez que bien que la numérisation de certains documents soit tolérée pour des raisons pratiques, être en possession des originaux en version papier est parfois nécessaire, voire obligatoire (notamment en cas de procédure judiciaire). N’hésitez pas à vous renseigner des obligations propres à votre activité en ce qui concerne la durée et le type d’archivage.
Louer un box de stockage pour ranger ses archives d’entreprise
La location d’un box de stockage est une bonne solution pour libérer de l’espace physique dans son entreprise. Ce lieu accessible 24h/24 et sécurisé vous permet d’entreposer vos archives en toute quiétude. Stocker ses archives dans un local externe à son entreprise, c’est aussi faire le choix de la confidentialité et de la protection des données personnelles. En effet, vous avez l’assurance que seules les personnes habilitées à accéder à ces documents peuvent y avoir accès.
Entièrement modulables et de tailles variables, les box de stockage Annexx vous permettent de stocker une quantité variable de documents. Vous pouvez très bien commencer par louer un box de 10m² et passer sur un espace de stockage plus grand lorsque le besoin s’en fait ressentir. Séparer l’espace de travail de l’espace de stockage, c’est aussi jouer la carte de la sécurité. En effet, en cas de cambriolage ou de dégât des eaux dans vos locaux, vos archives ne risqueront rien.
Box de stockage, archivage numérique… et pourquoi pas les deux ?
Archivage numérique et stockage physique dans un box ne sont pas des solutions opposées mais complémentaires. En effet, comme nous l’avons mentionné plus tôt, bien que l’archivage numérique soit pratique, certains documents doivent être conservés sous leur forme originale pendant plusieurs années.
Utiliser ces deux formes de stockage en parallèle peut donc s’avérer être une très bonne solution qui ravira autant les adeptes du papier que des supports numériques. Que vous stockiez vos archives d’entreprise physiquement ou numériquement, attachez une importance particulière à bien les trier pour faciliter les recherches.
