Toute entreprise se doit de conserver et d’archiver correctement ses documents. En effet, il est parfois nécessaire de consulter d’anciens contrats, factures, livres comptables, statuts, ou encore bulletins de paie pour des raisons administratives, voire légales. Une question se pose cependant : combien de temps faut-il conserver ses archives ? C’est à cette réponse que nous vous proposons de répondre aujourd’hui.
Durée de conservation des documents : ce que dit la loi
En plus de permettre de conserver une certaine antériorité dans son activité, conserver des archives est une obligation légale qui s’applique à toute entreprise. À ce sujet, le ministère de l’Économie fait la différence entre trois types d’archives. Les voici.
Les documents civils et commerciaux
Les documents civils et commerciaux sont l’ensemble des contrats établis avec vos clients, ainsi que les documents bancaires et bordereaux de livraison. Tous ces documents doivent être conservés pendant cinq ans à compter de leur date d’émission.
Vous faites du commerce à l’international ? La durée de conservation des déclarations de douane est de trois ans.
Enfin, pour tout ce qui est factures clients et fournisseurs ainsi que bons de commande et de livraison, la durée de conservation légale est de dix ans.
Les documents et pièces comptables
Viennent ensuite les documents et pièces comptables. Cette catégorie englobe vos livres et registres comptables, mais également toutes les pièces justificatives des différentes transactions effectuées sur vos comptes professionnels. Ici, la durée de conservation est de dix ans.
Les documents fiscaux
Pour finir, vous devez conserver pendant six ans à compter de leur date d’émission tous les documents qui se rapportent à la fiscalité de votre entreprise. Cela comprend notamment les documents relatifs à l’impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), la CFE ou encore la TVA.
Voici d’autres documents à conserver :
- status de la société : cinq ans à compter de la radiation de la société
- comptes annuels : dix ans
- documents relatifs au conseil d’administration : trois ans
Non-conservation des archives : quelles sanctions sont prévues ?
Comme nous l’avons mentionné plus tôt, la conservation des archives d’entreprise est une obligation légale. Qui dit obligation légale dit sanction en cas de non-respect de cette dernière. En effet, dans certaines situations, vous pourriez être sanctionné si on vous demande un document et que vous êtes dans l’incapacité de le fournir.
C’est notamment en matière de documents fiscaux que l’addition peut s’avérer salée en cas de manquement à l’obligation. Selon l’article 1734 du Code général des impôts, « l’absence de tenue [des] documents [demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits. » peut aboutir à une amende de 10 000€.
Conserver ses archives quand on manque de place : le garde-meuble comme solution
Votre entreprise est en activité depuis plusieurs années maintenant, et vos archives commencent à prendre une place de plus en plus importante. Vous n’êtes pas seul dans cette situation. C’est le cas de nombreuses entreprises. La place vient même à manquer dans vos locaux pour entreposer toutes vos archives ? Avez-vous songé à louer un box de self stockage auprès d’un spécialiste du garde-meuble ?
C’est ce que vous propose Annexx, garde-meuble français en activité depuis 2009. Quelle que soit la quantité d’archives que vous avez en votre possession, vous trouverez forcément un box d’archivage qui conviendra à vos besoins. Nous vous proposons des box d’archivage d’une superficie de 1 à 100m². Vous y profiterez de rayonnages et pourrez augmenter ou diminuer la surface de votre box à la demande.
