Nous vivons à une époque où la majorité des échanges des entreprises est numérique : échanges de mail, prises de contact, envoi de factures, paiements en ligne, signature électronique… Une grande partie si ce n’est la majorité de ces documents doivent être archivés. Nombreuses sont les entreprises à délaisser l’archivage papier pour l’archivage numérique. Bien que cette solution présente des avantages non négligeables, elle vient également avec son lot de contraintes. Découvrons-les ensemble.
Les limites de l’archivage digital
Les avantages de l’archivage digital sont le gain de temps, le gain de place et la décentralisation des informations qui les rendent accessible en tout lieu par les personnes autorisées à les consulter. Tout n’est pas si simple pour autant. En effet, le passage à l’archivage digital a aussi ses défauts.
La discipline doit être de mise quand on décide de faire la transition de l’archivage papier à l’archivage digital. En effet, les équipes de l’entreprise devront être formées, accompagnées et encadrées pour bien assimiler les nouvelles procédures de gestion des documents. Tout le monde doit avoir connaissance et être en mesure d’appliquer correctement ces procédures.
Il convient également de choisir un prestataire de confiance, qui assurera la gestion sécurisée et confidentielle des données les plus sensibles de votre entreprise. Cette gestion sécurisée doit inclure la mise en place de sauvegardes régulières de vos archives, pour prévenir une éventuelle perte de données due à un dysfonctionnement, une panne ou un piratage.
La mort de l’archivage papier n’est pas pour aujourd’hui
Nombreuses sont les entreprises à franchir le pas de l’archivage digital. Certaines d’entre elles parlent même de la mort prochaine de l’archivage papier. Rassurez-vous, nous en sommes encore loin.
Parmi les entreprises qui se mettent à l’archivage digital, certaines le font, car elles ne s’y retrouvent plus dans leurs archives papier. C’est en effet le problème de nombreuses entreprises. Le manque de rigueur dans le tri, l’étiquetage et l’organisation des archives est la cause principale de difficulté à trouver la bonne archive au bon moment.
Avant d’annoncer la mort de l’archivage papier, posez-vous les bonnes questions. Avez-vous mis en place un système d’archivage efficace ? Avez-vous un index ou un plan de vos archives, afin de faciliter vos recherches et celles de vos collaborateurs ? Parfois, ce n’est pas d’un changement de mode d’archivage qui est nécessaire, mais plutôt une remise à plat et une réorganisation du mode d’archivage actuel. Même si cela peut prendre un peu de temps, ça sera toujours moins chronophage qu’un changement complet de mode d’archivage.
Où stocker ses archives papier ?
Une grande contrainte de l’archivage papier est la place importante que ce mode de stockage nécessite. En effet, une entreprise jeune est en possession de peu d’archives. C’est au fil des années que la quantité d’archives d’une entreprise est amenée à augmenter. Selon la quantité de documents à conserver, la place peut vite venir à manquer pour les entreposer.
Vous ne souhaitez pas passer à l’archivage numérique pour autant ? Ce n’est pas un problème. En effet, d’autres solutions sont encore possibles. Dans un premier temps, faites un inventaire complet de vos archives. Peut-être que certaines de vos archives ont dépassé le délai de conservation légale et peuvent donc être détruites ou numérisées pour gagner un peu d’espace.
Enfin, si vous ne souhaitez vous séparer d’aucune archive, vous pouvez louer un box d’archivage auprès d’un professionnel comme Annexx. De taille adaptable en fonction de la quantité d’archives à y entreposer, ce local sécurisé et à l’accès contrôlé vous permettra de libérer de l’espace dans les locaux de votre entreprise. Vous pourrez ainsi récupérer quelques mètres carrés pour vous et vos collaborateurs.
