Le stockage d’archives papier occupe beaucoup d’espace dans vos locaux professionnels ? Avez-vous pensé à les entreposer chez Annexx ? De cette manière, vous conserverez un accès permanent à vos documents, tout en libérant des mètres carrés dans vos bureaux. Il est essentiel de garder en tête que l’archivage papier comporte des risques, et tout particulièrement lorsqu’il est réalisé dans les locaux de l’entreprise. Intempérie, incendie, perte, vol ou mauvaises pratiques : nous vous informons sur ces inconvénients et sur les solutions qui vous aideront peut-être à vous en préserver.
La perte de données en cas de sinistre
Si vous utilisez l’archivage papier, n’oubliez pas que vos documents sont soumis à de nombreux risques. De nos jours, les incidents climatiques sont de plus en plus fréquents. Si vos locaux professionnels sont implantés dans une zone inondable, il est indispensable de prendre des mesures pour protéger vos données. Pensez aussi au risque d’incendie. Des records de chaleur sont désormais battus chaque année. Par ailleurs, si certaines de vos données sont confidentielles, leur stockage dans l’entreprise représente un réel danger, car elles seront soumises au risque d’espionnage industriel. Même si les assurances vous protègent partiellement de ces dangers, leurs conséquences peuvent être largement préjudiciables à l’activité de votre entreprise. En confiant vos archives à Annexx, vos documents les plus confidentiels seront bien gardés. Les systèmes de sécurité mis en place par nos soins et la conformité de nos bâtiments respectueux des normes de construction en vigueur limitent considérablement les risques de sinistre.
La perte de documents liée à de mauvaises pratiques
Les entreprises qui ont recours à l’archivage papier dans leurs locaux sont soumises à de nombreuses contraintes. En effet, il n’est pas rare que les sociétés manquent de place pour réaliser leur stockage. Au vu des prix actuels de l’immobilier, cette problématique n’a rien de surprenant. Le manque d’espace peut être à l’origine d’un mauvais classement. Vos dossiers risquent d’être entassés les uns sur les autres. Vous vous retrouverez alors dans l’embarras lorsque vous aurez besoin d’accéder à une information bien précise. Chez Annexx, nous proposons différentes tailles de box à prix abordables et adaptées à différents besoins de stockage. De plus, l’archivage papier dans les locaux d’une entreprise est soumis à un risque d’erreur humaine plus important. Les intervenants étant nombreux, le danger est nettement plus présent. En choisissant de stocker vos archives dans nos locaux, vous pourrez aisément limiter l’accès du box à un nombre restreint de personnes.
Comment limiter les risques de destruction ou de perte de vos archives papier ?
Quelques astuces simples vous aideront à réduire les risques de perte de données. En premier lieu, n’hésitez pas à optimiser votre classement à l’aide d’armoires adaptées au type d’archivage. Le classement avec dossiers suspendus favorise, par exemple, le rangement par année ou par ordre alphabétique. N’oubliez pas aussi de réaliser un étiquetage clair et lisible par tous. Il existe également des boîtes ou armoire anti-feu qui protégeront vos données du risque d’incendie. Si vous craignez les inondations, l’humidité ou les insectes, vous pouvez utiliser des sacs avec fermeture hermétique. Enfin, n’hésitez pas à vous protéger du vol de données en équipant votre local d’une alarme.
Chez Annexx, chacun de nos box est doté d’une alarme, et l‘accès à nos locaux est sécurisé. Ces mesures limitent considérablement le risque de vol. Nos bâtiments sont de construction récente, et tous vos biens stockés chez nous sont protégés par des assurances. Nos équipes d’experts du stockage sont là pour vous aider. N’hésitez pas, à les solliciter pour bénéficier de leurs précieux conseils. Pour toute question relative à l’archivage de documents, contactez notre service client qui répondra avec plaisir à toutes vos questions.
